Stadgarna klargör grundläggande regler för hur Sundsvalls Schacksällskaps verksamhet ska skötas och är näst efter medlemmarna det viktigaste i föreningen
§ 1 Namn
Sundsvalls Schacksällskap är en ideell förening för schackintresserade i Sundsvall med omnejd. Sällskapet är anslutet till Västernorrlands Schackförbund och därigenom till Sveriges Schackförbund. Styrelsen har säte i Sundsvall.
§ 2 Ändamål
Sällskapets ändamål är att samla schackintresserade och verka för ökad insikt och färdighet i schackspelet samt att bereda medlemmarna tillfälle till deltagande i tävlingar och andra evenemang såväl inom som utom sällskapet.
Sällskapet är i sin verksamhet självständig, såvida ej annat följer av lands- eller distriktsförbundets stadgar och tävlingsbestämmelser.
§ 3 Medlemskap
Medlemskap kan vinnas av envar som godkänner sällskapets stadgar och erlägger föreskriven avgift. Medlem i sällskapet är tillika medlem i Västernorrlands Schackförbund och i Sveriges Schackförbund.
Medlem som önskar utträda ur sällskapet skall lämna meddelande därom till styrelsen. Medlem som resterar med förfallna avgifter i mer än ett år skall anses ha utträtt ur sällskapet.
§ 4 Registrering
Registrering och medlemsrapportering sker enligt av lands- och distriktsförbund utfärdade bestämmelser.
§ 5 Styrelse
Sällskapets angelägenheter handhas av en styrelse bestående av ordförande samt det antal ordinarie ledamöter och suppleanter, som fastställs av klubbens årsmöte. Mandatperioden är två år för ordinarie ledamöter och ett år för suppleanter. Mandatperioden bör fördelas så att hälften av styrelsens medlemmar väljs vid varje årsmöte.
Styrelsen utser inom sig sekreterare, kassör och övriga funktionärer samt firmatecknare.
För vissa ändamål kan styrelsen tillsätta särskilda organ, exempelvis kommittéer och projektgrupper.
Styrelsen är beslutför när minst hälften av ledamöterna är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
Styrelsen skall leda verksamheten och företräda klubben gentemot myndigheter och andra. Styrelsen ansvarar för ekonomin, bevakar anslagsmöjligheter samt upprättar verksamhetsberättelse och bokslut.
Verksamhetsberättelse och bokslut med resultat- och balansräkning skall vara tillgängliga för revision senast två veckor före årsmötet. Styrelsens ledamöter är gemensamt ansvariga för sällskapets förvaltning.
§ 6 Revisorer
För granskning av sällskapets räkenskaper och styrelsens förvaltning skall vid ordinarie årsmöte utses två revisorer samt minst en suppleant. Revisorernas mandatperiod är ett år.
Revisorerna skall gå igenom styrelsens protokoll, verksamhetsberättelsen samt granska bokföring och räkenskaper. Revisorerna skall senast en vecka före årsmöte förete en revisionsberättelse vari föreslås till- eller avstyrkande av ansvarsfrihet för styrelsen samt föreslå beslut om förfarande med över- eller underskott i årsbokslutet.
§ 7 Valberedning
Valberedningen består av det antal medlemmar som fastställts av årsmötet. Valberedningens mandatperiod är ett år. Valberedningen skall föreslå årsmötet kandidater till styrelsen och andra uppdrag.
§ 8 Verksamhetsår
Sällskapets verksamhetsår löper från den 1 augusti till och med den 31 juli.
§ 9 Årsmöte
Årsmöte är sällskapets högsta beslutande organ. Ordinarie årsmöte skall hållas under augusti eller september månad.
Kallelse till årsmöte skall utgå senast två veckor före mötesdagen. Verksamhetsberättelse, bokslut och revisorernas berättelse samt förslag och motioner från styrelsen och enskilda skall vara tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet.
Vid årsmöte har samtliga medlemmar närvaro-, yttrande- och rösträtt. Varje närvarande medlem har en röst. Rösträtt får inte utövas genom fullmakt. Beslut fattas med enkel röstövervikt utom i frågor där annat stadgats.
Alla medlemmar är valbara till styrelsen.
Alla medlemmar har motions- och förslagsrätt till årsmötet. Sådan fråga skall inges till styrelsen senast två veckor före årsmötet. Styrelsen skall till inlämnad fråga bifoga ett eget yttrande.
§ 10 Ärenden på årsmöte
Vid årsmöte bör följande ärenden förekomma:
- Mötets öppnande.
- Mötets behöriga utlysande.
- Godkännande av dagordningen.
- Val av ordförande och sekreterare för mötet.
- Val av två justerare tillika rösträknare.
- Styrelsens verksamhetsberättelse och årsbokslut.
- Revisorernas berättelse.
- Styrelsens ansvarsfrihet.
- Förfarande med över- eller underskott i bokslutet.
- Motioner och förslag.
- Avgifter.
- Arvoden.
- Beslut om antalet styrelseledamöter och suppleant(er).
- Val:
- Ordförande på ett år.
- Övriga styrelseledamöter på två år.
- Suppleant(er) på ett år.
- Revisorer på ett år.
- Revisorssuppleant(er) på ett år.
- Fastställande av antal ledamöter i valberedning.
- Val av valberedning på ett år.
- Mötets avslutande.
§ 11 Ansvarsfrihet
Beviljas inte styrelsen ansvarsfrihet avgår hela styrelsen.
§ 12 Extra årsmöte
Extra årsmöte skall inkallas av styrelsen inom en månad efter det att minst 1/5 av sällskapets medlemmar skriftligen så krävt. Vid extra årsmöte får endast behandlas den eller de frågor som mötet är påkallat för.
§ 13 Medlemsmöte
Styrelsen kan, när den så önskar, kalla till allmänt medlemsmöte för dryftande av särskild fråga.
Kallelse till extra årsmöte och allmänt medlemsmöte skall utgå minst två veckor före mötesdagen.
§ 14 Särskilda bestämmelser
Styrelsen kan varna, avstänga eller utesluta medlem som bryter mot beslut fattade i stadgeenlig ordning, eller som bryter mot Sveriges Schackförbunds stadgar eller tävlingsföreskrifter eller som på annat sätt agerar till skada för sällskapet. Medlem kan avstängas från deltagande i sällskapets verksamhet för viss tid, dock högst ett år. Uteslutning skall alltid föregås av skriftlig varning.
Medlem som avstängts eller uteslutits har rätt att vid nästa allmänna medlemsmöte söka ändring i styrelsens beslut.
§ 15 Stadgeändring
För ändring av dessa stadgar krävs beslut vid ordinarie årsmöte med minst 2/3 röstövervikt.
§ 16 Upplösning
Sällskapet får inte upplösas så länge fem medlemmar vill upprätthålla verksamheten.
Beslut om upplösning får endast fattas på ordinarie årsmöte. Om sällskapets upplösning beslutas skall årsmötet även besluta om hur sällskapets tillgångar skall disponeras. Ändamålet skall dock alltid vara att främja schackverksamhet i Sundsvall med omnejd.